ERP項目，想得深才能走得遠！
在ERP項目中，要做到在項目實施的未雨綢繆，不會出現(xiàn)亡羊補牢的情況就需要項目管理和實施人員在項目推進過程中隊下面的階段進行預(yù)測，把握好發(fā)展的趨勢，掌握項目的主動權(quán)。下面就提出一些建議，供大家討論。希望對大家有用。
ERP項目可以根據(jù)項目進度，分為項目立項、需求調(diào)研、業(yè)務(wù)流程重組、模擬運行、并向運行、正式上線等幾個階段。其實不同的企業(yè)，雖然有各自的特性，但是也存在著一些普遍的問題。有經(jīng)驗的項目管理員，對各個階段普遍存在的問題有深入的了解。此時他們就可以預(yù)先采取措施，針對這些問題采取應(yīng)對措施。而不會等到問題真的發(fā)生了，再來解決。掌握各個階段所存在的普遍問題就是做好ERP項目未雨綢繆的首要工作。
如以業(yè)務(wù)流程重組為例，可能存在著如下幾個共性的問題。
1、企業(yè)對于自身的流程過于自信。
由于缺乏外在的參考，用戶會認為自己所采用的流程是合理的，要求系統(tǒng)的安全按照自己的流程來走，排斥業(yè)務(wù)流程重組。針對這種障礙，實施顧問該如何應(yīng)對？筆者認為，實施顧問應(yīng)該將企業(yè)現(xiàn)在使用的業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進行對比，向用戶說明如果繼續(xù)沿用企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，可能存在這些風(fēng)險。利用具體的數(shù)據(jù)來說話，而不是片面的強調(diào)讓用戶遵循系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程。企業(yè)管理者上ERP系統(tǒng)也是為了改善企業(yè)現(xiàn)有的管理水平。如果他們能夠切實的認識到現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程存在的漏洞，相信他們能夠欣然的接受新的流程。
2、新流程的從接受到熟悉需要有一個過程。
企業(yè)使用了ERP系統(tǒng)的新流程之后，由于不熟悉等原因，比較容易出差錯。如果實施顧問能夠意識到這個問題，那么就可以采取一些未雨綢繆的措施。如在模擬運行時，會有針對性的多設(shè)計一些新流程的業(yè)務(wù)。讓用戶多操練幾次，以熟悉新的流程。在后續(xù)并向運行時，也會指導(dǎo)項目管理員，多多跟蹤這些新的流程，以督導(dǎo)用戶按新流程來操作，避免舊病復(fù)發(fā)。
3、提醒用戶更改原有的管理制度。
通常情況下企業(yè)在上ERP項目之前，已經(jīng)有完整的業(yè)務(wù)流程文檔。在實施ERP項目時，如果對原有的流程做出了新的調(diào)整，那么就一定要及時調(diào)整原先的業(yè)務(wù)流程文檔，做到讀、寫、做一致。以免在后續(xù)培訓(xùn)時，出現(xiàn)互相矛盾的地方。
以上提的這些內(nèi)容都是在業(yè)務(wù)重組環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)錯誤的事情。項目管理員只要能夠意識到這些內(nèi)容，那么就可以在項目實施環(huán)節(jié)中，采取預(yù)防措施來避免這種情況。現(xiàn)在不少ERP軟件提供商提出了標(biāo)準(zhǔn)化實施的口號。其實其核心的內(nèi)容就是將每個環(huán)節(jié)必須要做的內(nèi)容以書面的形式規(guī)定下來。與筆者談的思想是一致的。
人與人的溝通，由于文化背景的差異，往往會存在誤解。A說的話，B聽起來可能是另外一種含義。在日常生活中，這種情況也非常普遍。針對這種情況，實施顧問或者項目管理員，應(yīng)該采取什么樣的未雨綢繆的措施呢？
1、盡量采取更多的輔助證據(jù)。
如在需求調(diào)研過程中，用戶會提出各種各樣的報表要求。如果只憑用戶說，實施顧問記，可能記不全，或者會對用戶說的內(nèi)容存在歧義。此時就應(yīng)該采取更多的輔助證據(jù)。如用戶已經(jīng)有現(xiàn)成的報表了，那么可以像他們要一份。如果沒有的話，那么可以讓用戶先在Excel表格中設(shè)計好然后再給我們。有時候用戶說了一個小時，說的口干舌燥，還不如一份表格能夠說明問題。
2、說完后讓用戶進行重新確認。
在收集用戶的需求時，即使對于同一個問題，大家你一言、我一言，會提出各自的需求。但是有可能會有相互矛盾的地方，或則說可能某些內(nèi)容還沒有考慮到。筆者在進行需求調(diào)研時，會將用戶的需求都一五一十的記錄下來，整理好。然后再讓用戶去簽字確認。
用戶在簽字時，會對自己所說的內(nèi)容再梳理一遍。有不準(zhǔn)確的地方可以進行及時修改或者有歧義的地方進行再次確認。這就相當(dāng)于一個審核的過程。通過這個確認，可以在一定程度上消除溝通上的誤區(qū)，讓實施顧問了解用戶內(nèi)心的真實意圖。
